الفرق بين المرحلة الأولى والثانية للفوترة الإلكترونية

الخلاصة السريعة

الفوترة الإلكترونية في السعودية ليست مجرد إرسال ملف PDF بدل الورق. هي إصدار الفاتورة وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال حل يحقق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. بدأ تطبيق المرحلة الأولى، أو مرحلة الإصدار والحفظ، في 4 ديسمبر 2021. وفيها تنشئ المنشأة الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة إلكترونيًا وتحفظها في نظام متوافق، من دون أن يكون الربط المباشر بمنصة «فاتورة» جزءًا من تدفق كل فاتورة.

بدأت المرحلة الثانية، أو مرحلة الربط والتكامل، في 1 يناير 2023 على مجموعات متتابعة تحددها الهيئة. لا يعني تاريخ البداية أن جميع المنشآت دخلت المرحلة في اليوم نفسه؛ بل تعلن الهيئة المجموعات وتبلغ المنشآت المستهدفة بموعد الربط. عند دخول منشأتك تصبح طريقة معالجة الفاتورة مختلفة حسب نوعها: الفاتورة الضريبية المعتادة تمر بعملية التخليص لدى الهيئة قبل تسليمها للمشتري، بينما تُصدر الفاتورة الضريبية المبسطة للمستهلك ثم يجري الإبلاغ خلال 24 ساعة من إصدارها.

النتيجة العملية: لا يكفي أن تظهر الفاتورة بمظهر جيد أو تحمل رمز QR للحكم بأنها مستوفية للمرحلة الثانية. يلزم حل مهيأ للمتطلبات التقنية الإضافية ومتكامل مع منصة «فاتورة»، مع اختبار تدفق الإصدار والحفظ والتخليص أو الإبلاغ.

ما الذي تغيّر من المرحلة الأولى إلى الثانية؟

في المرحلة الأولى يقع العمل داخل نظام المنشأة: ينشئ البائع الفاتورة الإلكترونية، يشاركها مع المشتري، ثم يحفظها في الحل الإلكتروني. يجب ألا يتيح الحل وظائف محظورة مثل حذف الفواتير بعد إصدارها أو إنشاء أكثر من تسلسل غير منضبط أو تغيير وقت النظام للتلاعب بالسجلات. تحويل فاتورة ورقية بالمسح الضوئي إلى PDF لا يجعلها فاتورة إلكترونية بالمعنى النظامي؛ الأساس أن تُنشأ إلكترونيًا من البداية.

أما المرحلة الثانية فتضيف الربط بمنصة «فاتورة» وحقولًا ومواصفات تقنية أخرى. يجب أن يستطيع الحل الاتصال بالإنترنت، وإنتاج البيانات بالصيغ المحددة، وإدارة الهوية التقنية والتوقيع أو الختم والتسلسل بحسب المتطلبات المطبقة. كما يصبح إرسال بيانات الفواتير إلى الهيئة جزءًا من العملية التشغيلية، لا مهمة تجميع يدوية في نهاية الشهر.

هذه المقارنة تلخص مسار العمل ولا تغني عن المتطلبات التفصيلية. قد تتغير الحقول الواجبة بحسب نوع المستند والمعاملة، كما أن الإشعارات المدينة والدائنة لها ارتباط بالفواتير الأصلية يجب أن يحافظ عليه النظام.

الفاتورة الضريبية: التخليص قبل التسليم

الفاتورة الضريبية تُستخدم عادة في معاملات منشأة إلى منشأة، خصوصًا حين يكون المشتري مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة ويحتاج مستندًا يدعم معاملته الضريبية. في المرحلة الثانية ينشئ نظام البائع مسودة الفاتورة بالحقول المطلوبة ثم يرسلها، من خلال الحل المتكامل، إلى الهيئة بغرض التخليص. بعد قبولها تعاد إلى البائع، وعندها يشارك البائع الفاتورة المخَلَّصة مع المشتري ويحفظها.

ترتيب الخطوات مهم: الإنشاء، ثم الإرسال إلى الهيئة، ثم الحصول على نتيجة التخليص، ثم التسليم للمشتري. لذلك لا ينبغي تصميم الإجراء الداخلي على أن يرسل الموظف النسخة النهائية فور ضغط زر «إصدار» إذا كانت المنشأة خاضعة للربط. على النظام أيضًا أن يتعامل بوضوح مع الرفض أو تعذر الاتصال، وأن يمنع اعتبار المسودة غير المخَلَّصة فاتورة نهائية.

مثال تشغيلي: تبيع منشأة خدمات بقيمة 10,000 ريال قبل الضريبة، وتكون الضريبة 1,500 ريال والإجمالي 11,500 ريال. تراجع بيانات البائع والمشتري والبنود أولًا. بعد ذلك يرسل الحل المستند للتخليص. لا تُشارك النسخة النهائية مع العميل إلا بعد نجاح العملية. صحة الأرقام لا تعوض غياب التخليص، كما أن نجاح التخليص لا يعوض خطأ هوية المشتري أو وصف التوريد.

الفاتورة المبسطة: الإبلاغ خلال 24 ساعة

الفاتورة الضريبية المبسطة تُستخدم عادة في معاملات منشأة إلى مستهلك. طبيعة البيع السريع في متجر أو مقهى مثلًا تجعل التدفق مختلفًا: يصدر البائع الفاتورة ويقدمها للمشتري عند إتمام البيع، ثم يرسل بياناتها إلى الهيئة عبر الحل المتكامل خلال مدة أقصاها 24 ساعة من الإصدار. هذه العملية تسمى الإبلاغ، وليست تخليصًا مسبقًا.

لا تعني مهلة 24 ساعة أن الأفضل تجميع كل شيء حتى نهايتها. الإرسال القريب من وقت الإصدار يقلل تراكم الفواتير ويجعل اكتشاف الأخطاء أو أعطال الاتصال أسرع. ضع لوحة متابعة تبين الفواتير التي أُبلغ عنها، والتي تنتظر الإرسال، والتي تلقت تحذيرًا أو رفضًا. وإذا تعطل الاتصال، احتفظ بسجل واضح للوقت وحالة كل محاولة واتبع إجراءات الهيئة الخاصة بالأعطال؛ لا تحذف الفاتورة ولا تعيد إصدارها برقم جديد لمجرد فشل الإرسال.

مثال: أصدرت نقطة البيع فاتورة في 22 أغسطس 2026 الساعة 14:00. يبدأ احتساب المهلة من وقت الإصدار، وعلى النظام الإبلاغ عنها قبل انقضاء 24 ساعة. تشغيل دفعة تلقائية كل بضع دقائق أفضل تشغيليًا من الاعتماد على موظف يتذكر الإرسال في اليوم التالي.

كيف تعرف أن موجة الربط تشمل منشأتك؟

المرجع هو إشعار الهيئة الموجه للمنشأة، لا منشورًا عامًا ولا تجربة منشأة أخرى. تنفذ المرحلة الثانية على موجات مرتبطة بمعايير تعلنها الهيئة، وتذكر أدلتها أن المجموعة المستهدفة تُبلَّغ بموعد الربط قبل الموعد بمدة لا تقل عن 6 أشهر. قد تتلقى منشأتان تعملان في النشاط نفسه مواعيد مختلفة، لذلك لا تجعل حجم منافسك أو برنامجه دليلًا على وضعك.

اتبع هذه الخطوات:

1. راجع الرسائل والتنبيهات في بيانات التواصل المسجلة وحساب المنشأة لدى الهيئة.
2. طابق الرقم الضريبي والكيان القانوني الوارد في الإشعار؛ فكل تسجيل يعامل وفق وضعه.
3. سجل تاريخ الربط المحدد، ثم ارجع منه إلى خطة اختبار وتدريب وهجرة بيانات.
4. اطلب من مزود الحل إثبات مسار التكامل الفعلي لنوعي الفواتير، لا عرضًا لرمز QR فقط.
5. اختبر الفروع ونقاط البيع والمستخدمين والتسلسل والإشعارات المدينة والدائنة قبل الموعد.

إذا لم تجد إشعارًا أو كان نطاقه غير واضح، تواصل مع الهيئة مباشرة. لا تفترض أن عدم رؤيتك لرسالة يعفي المنشأة، ولا تبدأ تنفيذًا تقنيًا على رقم ضريبي مختلف.

ماذا يدعم صافي اليوم؟

يدعم صافي حاليًا إنشاء سجلات الفواتير وحفظها، وللمنشآت المسجّلة في ضريبة القيمة المضافة يمكنه إنشاء رمز QR يتضمّن حقول TLV من 1 إلى 5. لا يثبت ذلك الامتثال الكامل للمرحلة الأولى، ولم يُتحقق منه بشكل مستقل. لا يقدّم صافي التخليص أو الإبلاغ في المرحلة الثانية، ولذلك لا تستخدمه وحده إذا وصل منشأتك إشعار الربط.

يمكنك استخدام صافي في تنظيم الفواتير والدفاتر والتقارير ضمن نطاقه المعلن، لكن يجب أن تتعاقد مع حل متكامل للمرحلة الثانية قبل موعدك أو تنتقل إلى حل يغطي العملية كاملة. اسأل بوضوح: هل يرسل الفواتير الفعلية إلى بيئة الهيئة الإنتاجية؟ هل يدعم التخليص والإبلاغ؟ كيف يعرض الرفض والتحذيرات؟ وكيف يحافظ على السجل بعد الإصدار؟

قائمة تحقق عملية

• حدد أنواع الفواتير التي تصدرها ومتى تستخدم كل نوع.
• تحقق من الرقم الضريبي والعنوان وبيانات الفروع ونقاط البيع.
• راجع إشعارات الهيئة وحدد موعد موجة الربط للكيان الصحيح.
• وثق تسلسل الفاتورة من الإنشاء إلى الحفظ والمشاركة.
• للفاتورة الضريبية، اختبر أن التسليم لا يسبق التخليص.
• للفاتورة المبسطة، راقب الإبلاغ خلال 24 ساعة وحالات التعثر.
• اختبر الإشعارات المدينة والدائنة وربطها بالمستند الأصلي.
• درّب الموظفين على الرفض والتحذير وانقطاع الاتصال من دون حذف أو تكرار عشوائي.
• احتفظ بأثر تدقيقي يوضح من أصدر المستند ومتى وما نتيجة الإرسال.
• لا تعتبر وجود QR أو PDF دليلًا منفردًا على الامتثال للمرحلة الثانية.

هذا الدليل للتوعية العامة. قد تختلف المعالجة الفردية بحسب نشاط المنشأة ونوع التوريد والإشعار الموجه إليها. تبقى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو مستشار ضريبي وتقني مؤهل المرجع المعتمد لتحديد التزام منشأتك وخطة الربط المناسبة.